Что закупить к новому учебному году: чеклист директора школы

Практический разбор от команды Проспект Инноваций: что закупать прямо сейчас, что ещё успеете, а на что — честно — уже не осталось времени. С конкретными датами, таблицей сроков и полным чеклистом.

Разгар лета. Бюджет открыт. До 1 сентября — чуть больше месяца

Вы открываете папку с проектно-сметной документацией, смотрите на список помещений и думаете: «Что из этого реально успеть?». Звонок от завуча — в трёх классах нужно менять парты, в ГПД нет нормальных стульев, коридор первого этажа выглядит как после ремонта 1998 года. В бюджете — 1,2 миллиона рублей. Срок — 33 дня.

Мы в Проспект Инноваций каждый август получаем десятки таких запросов. За несколько лет работы со школами Санкт-Петербурга мы точно знаем: что можно спасти, а что лучше перенести на октябрь — и провести без гонки. Эта статья — наш рабочий ответ на этот запрос.

Сроки: когда уже поздно и что ещё успеть

Главный вопрос, который нам задают в августе: «Успеем?». Ответ зависит от того, когда именно вы запускаете заказ. Мы составили честную таблицу по трём сценариям.

Дата запуска заказа	Что реально получить к 1 сентября	Что уже не успеть	Риск
1 августа	Парты и стулья стандартных ростовых групп (4–6), шкафы для классов, складные стулья для актового зала, стеллажи	Нестандартная лабораторная мебель HPL, мягкая мебель с нуля, мебель для столовой (стойки раздачи)	Средний
15 августа	Только позиции со склада: парты/стулья группы 4 (самые ходовые), базовые пеналы-шкафчики, готовые стеллажи	Всё, что делается под заказ — нестандартные цвета, размеры, любая лабораторная мебель	Высокий
25 августа	Только остатки склада (непредсказуемо), экспресс-доставка за доплату 25–40%	Практически всё производственное. Монтаж — только самими сотрудниками	Очень высокий

Наша стандартная поставка — 18–25 рабочих дней с момента подтверждения заказа и внесения аванса. Если заказ уходит в работу 1 августа — при самом плотном графике мебель будет на объекте 27–29 августа. Это два-три дня на монтаж. Напряжённо, но реально.

Приоритеты: что критично, что подождёт

Если бюджет или сроки не позволяют закупить всё сразу — расставьте приоритеты по трём уровням. Мы разделили позиции по логике: что проверит Роспотребнадзор в первую очередь, что увидят родители на линейке 1 сентября, и что можно занести в класс в октябре без последствий.

Что проверить в уже имеющейся мебели

Перед тем как формировать список закупки, пройдитесь по классам с завхозом — буквально с блокнотом. По опыту, 30–40% позиций в типичной петербургской школе можно сохранить после простого технического осмотра, и это экономит существенный бюджет.

Парты и стулья

Проверяете три параметра: устойчивость (покачайте стол), поверхность (царапины до ЛДСП — меняем, царапины по лаку — оставляем), и соответствие росту учеников. Если в класс приходят первоклашки, а там стоят парты группы 5 — это нарушение СанПиН 1.2.3685-21. Не потому что «так правильно», а потому что инспектор выпишет предписание.

Шкафы и стеллажи

Критичны: целостность задней стенки, работоспособность петель и замков, отсутствие острых углов и сколов. Шкаф с нерабочим замком — не повод для замены, повод для ремонта. Шкаф со сколотым углом на уровне головы ребёнка — меняем.

Мебель в коридорах

Вешалки для одежды: норма — 1 крючок на 1 ученика. Если в начальной школе 25 человек в классе, а крючков 18 — это предписание. Пересчитайте сейчас, пока есть время докупить.

Новые помещения: ГПД, учительская, коридоры

Если в этом году открывается новое помещение — группа продлённого дня, переоборудованный класс под учительскую или обновлённая рекреация — это отдельная история. У каждого типа помещения свои нормативы и своя логика расстановки.

Группа продлённого дня (ГПД)

ГПД — это одновременно учебное пространство и зона отдыха. По нормам СП 2.4.3648-20 здесь нужны: рабочие места для выполнения домашних заданий (парта + стул), зона для игр или тихого отдыха, и место для хранения личных вещей детей. Минимальная площадь на одного ребёнка — 2,5 кв. м. На 25 детей — 62,5 кв. м. Если комната меньше — сокращайте группу, а не площадь мебели.

Учительская

Типичная ошибка — экономить на учительской под предлогом «родители не видят». Видят — и педагоги уходят из школ в том числе из-за условий труда. Минимум: рабочее место для каждого педагога (стол 120×60 или больше, кресло с регулировкой высоты), шкаф для документов с замком, стол для совещаний на 8–10 мест. Это 12–18 позиций, срок производства — 14–20 рабочих дней. Если заказать сейчас — успеете.

Коридоры и рекреации

Коридор — первое, что видят родители и гости. 3 ключевые позиции: информационные стенды (делаются быстро, часто со склада), скамейки или пуфы для зон ожидания, шкафчики-локеры если предусмотрено хранение вещей. Локеры — длинный срок (25–35 рабочих дней), остальное реально к 1 сентября.

Документы для приёмки — подготовить заранее

Самый частый источник задержек в августе — не производство и не доставка, а документы. Мебель привезли, стоит у входа, а акт приёмки не подписывают три дня, потому что бухгалтер в отпуске, а подписант не утверждён. Подготовьте это заранее.

Что нужно иметь к дате поставки

• Приказ о создании приёмочной комиссии — минимум 3 человека, один из которых подписант со стороны заказчика
• Акт приёмки товара — форму запросите у поставщика заранее или используйте ТОРГ-12 и УПД
• Техническое задание с подписью — для сверки характеристик при приёмке
• Гарантийные документы — запросите у поставщика до поставки: паспорт изделия, гарантийный талон, сертификаты соответствия

Если закупка проходила по 44-ФЗ, к этому добавляются специфические требования — разбор есть в отдельной статье про приёмку по госконтракту. Для прямых закупок (до 600 тыс. руб.) достаточно товарной накладной, УПД и акта.

Для закупок по тендеру — ТЗ нужно составить грамотно ещё на этапе объявления процедуры. Как это сделать правильно — читайте в нашем руководстве «Техзадание на мебель для тендера по 44-ФЗ». На следующий учебный год лучше начать именно с него.

Большой чеклист директора: закупка к 1 сентября

Распечатайте или отправьте завхозу. Каждый пункт — конкретное действие.

Шаг 1 — Аудит (сегодня–завтра)

• Пройти все классы и зафиксировать: количество рабочих мест, сломанные/непригодные позиции, несоответствие ростовой группе
• Пересчитать крючки в раздевалках начальной школы — 1 крючок на 1 ученика
• Проверить медкабинет — кушетка, стул, стол, ширма; фото дефектов
• Осмотреть ГПД — если открывается, зафиксировать площадь и число детей
• Проверить актовый зал — количество посадочных мест, состояние складных стульев
• Сфотографировать все дефекты — каждый шкаф, стул, стол с явными нарушениями

Шаг 2 — Спецификация и бюджет (1–2 дня)

• Составить список позиций с количеством: что заменить, что докупить, что новое
• Разделить на два приоритета: к 1 сентября и «можно до октября»
• Запросить коммерческое предложение у 2–3 поставщиков с указанием сроков поставки
• Согласовать бюджет с учредителем или финансовым отделом
• Определить способ закупки: прямой договор (до 600 тыс.) или конкурентная процедура

Шаг 3 — Запуск заказа (как можно скорее)

• Подписать договор и внести аванс — только после этого мебель уходит в производство
• Согласовать цвета и артикулы по спецификации — изменения после запуска невозможны
• Зафиксировать дату поставки письменно — в договоре или в переписке с отметкой даты
• Забронировать бригаду монтажа одновременно с запуском производства
• Уточнить адрес и время для разгрузки — за 5 дней до поставки напомните поставщику

Шаг 4 — Документы к приёмке

• Издать приказ о приёмочной комиссии — до даты поставки
• Запросить у поставщика сертификаты заранее — СЭЗ или декларация ТР ТС 025/2012
• Подготовить форму акта приёмки — согласовать с поставщиком или использовать УПД
• Назначить ответственного за приёмку — тот, кто будет на объекте в день поставки

Шаг 5 — После поставки

• Проверить каждую позицию по спецификации до подписания акта
• Зафиксировать замечания письменно — не устно, а письмом или актом разногласий
• Подписать акт только после устранения или документирования всех расхождений
• Сохранить гарантийные документы — понадобятся при первом же обращении по гарантии